Geplante Ausgaben
Überblick | Planen | Belege zuweisen & Abschliessen | Workflow im RechnungseingangÜberblick
Mit geplanten Ausgaben steuerst die Liquiditätsplanung und kannst Eingangsrechnungen abgleichen.
Aktivieren
"Geplante Ausgaben" muss vorab in den Einstellungen aktiviert werden. So kann jeder Account selbst entscheiden, ob und wann er den Forecast nutzen möchte. Einstellungen > Ausgaben > Geplant
Der Onlinegang erfolg in 3 Teilen
Teil 1 Einmalige allgemeine Ausgaben
Teil 2 Wiederkehrende allgemeine Ausgaben
Teil 3 Geplante Ausgaben aus Projekten coming soon
Anzeige in den Berichten
Geplante Ausgaben in der Finanzübersicht
Die geplanten Ausgaben bzw. deren Restbetrag wird mit dem gesetzten Stichdatum im Bericht (Berichte > Finanzen > Übersicht Beta) aufgeführt. Geplante Ausgaben mit Datum in der Vergangenheit "stauen sich auf" bis sie abgeschlossen werden.
Mehr Infos zur Übersicht Rechnungen/Ausgaben
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Geplante Ausgaben in der Liquiditätsplanung
Unter "Cashflow" (Berichte > Finanzen > Cashflow) werden die geplanten Ausgaben bzw. deren Restbetrag zzgl. Mehrwertsteuer und das Zahlungsziel des gesetzten Lieferanten berücksichtigt.
Mehr Infos zur Liquiditätsplanung
Geplante Ausgaben in den Jahresbudgets
Bei gewähltem Budget, zeigt MOCO die Position bzw. den Restbetrag auch im Jahresbudget als geplant an.
Mehr Infos zu Jahresbudgets für Ausgaben
Planen
Einzelne Unternehmensausgaben wie Bestellungen und Ausgabentöpfe
Bestellungen z.B. Büroausstattung, Dienstleistungen für die eigene Website
Ausgabentöpfe z.B. Workations, Weihnachtsfeier, der DMEXCO-Besuch
Unter Ausgaben > Geplant über den grünen Button (1) oder das "+" oben rechts diese geplanten Ausgaben erfassen. Mit jeder neu erfassten Position baut sich die Visualisierung weiter auf. Eine eingetragene Info im Feld "Zusatzinfo" wird direkt in der Liste angezeigt.
Ausgabentöpfe z.B. Workations, Weihnachtsfeier, der DMEXCO-Besuch
Unter Ausgaben > Geplant über den grünen Button (1) oder das "+" oben rechts diese geplanten Ausgaben erfassen. Mit jeder neu erfassten Position baut sich die Visualisierung weiter auf. Eine eingetragene Info im Feld "Zusatzinfo" wird direkt in der Liste angezeigt.
Wiederkehrende Unternehmens-Ausgaben wie Abos & Services
Regelmässige Ausgaben z.B. Software-Abos, Service-Abos, Hosting
Regelmässige Unternehmens-Ausgaben zu denen du Belege erwartest, erfasst du als wiederkehrend (1). Wie bei Zusatzleistungen funktioniert der Typ "Wiederkehrend" als Trigger: Am Stichtag wird die geplante Ausgabe erst tatsächlich erstellt. Trifft der Beleg schon ein bevor die geplante Ausgabe erstellt wurde, kannst du diese kurzerhand über das Dropdown (2) erstellen.
Regelmässige Unternehmens-Ausgaben zu denen du Belege erwartest, erfasst du als wiederkehrend (1). Wie bei Zusatzleistungen funktioniert der Typ "Wiederkehrend" als Trigger: Am Stichtag wird die geplante Ausgabe erst tatsächlich erstellt. Trifft der Beleg schon ein bevor die geplante Ausgabe erstellt wurde, kannst du diese kurzerhand über das Dropdown (2) erstellen.
Kleinbeträge pragmatisch handhaben
Kleinere wiederkehrende Beträge möchtest du für die Zukunft planen aber die Zuweisung empfindest du als unnötig? Dann definiere in den Einstellungen den Mindestbetrag (Einstellungen > Ausgaben > Geplant).
Ausgaben aus Projekten
Werden durch erfasste Zusatzleistungen repräsentiert und kommt mit Entwicklungsschritt 3 Mai/Juni 2024
Belege zuweisen & Abschliessen
Belege zuweisen
In der Regel weist du Eingangsrechnungen beim Erfassen & Managen im "Eingang" der geplanten Ausgabe zu.
Die Zuweisung ist aber auch von der geplanten Ausgabe her möglich (2). In der Liste oder auf der Detailseite der geplanten Ausgabe zeigt MOCO an, ob noch ein geplanter Restbetrag verbleibt (3).
Die Zuweisung ist aber auch von der geplanten Ausgabe her möglich (2). In der Liste oder auf der Detailseite der geplanten Ausgabe zeigt MOCO an, ob noch ein geplanter Restbetrag verbleibt (3).
Abschliessen
Sind alle Ausgaben zugewiesen, ist ihr Zweck erfüllt die geplante Ausgabe abschliessen (4).
Am definierten Stichtag wird die geplante Ausgabe erstellt – und die betreffende Ausgabe kann zugewiesen werden. Mit der Zuweisung ist der Plan erfüllt. Schliesse die geplante Ausgabe ab.
Am definierten Stichtag wird die geplante Ausgabe erstellt – und die betreffende Ausgabe kann zugewiesen werden. Mit der Zuweisung ist der Plan erfüllt. Schliesse die geplante Ausgabe ab.
Abgeschlossene geplante Ausgaben sind bei Bedarf später noch über den Filter aufrufbar. Der Filter lässt sich wie in anderen Bereichen oben rechts über das Filter-Icon oder mit dem Tastenkürzel "F" aufrufen.
Workflow im Rechnungseingang
Über den Smart Filter "Ohne Zuweisung" (1) kann schnell nach allen Ausgaben gefiltert werden, die noch nicht zugewiesen wurden. Belege bzw. erfasste Ausgaben lassen sich einem Projekt ODER einer geplanten Ausgabe zuweisen (2).
Zu einzelnen Bestellungen lassen sich so Betrag und eventuelle Infos abgleichen (3). Bei Töpfen für z.B. Workations können alle Ausgaben nach und nach zugewiesen werden.
Zu einzelnen Bestellungen lassen sich so Betrag und eventuelle Infos abgleichen (3). Bei Töpfen für z.B. Workations können alle Ausgaben nach und nach zugewiesen werden.
Wird eine geplante Ausgabe mit Budget zugewiesen, wird dasselbe Budget automatisch für die Ausgabe gesetzt (sofern noch keines gesetzt ist).
Mit eingeschränkten Zugriffsrechten auf Ausgaben kann eine Person nur geplante Ausgaben zuweisen, bei denen sie als verantwortliche Person eingetragen ist.